会计是一门生意的命脉，要搞懂会计，首先得先搞懂会计的基本概念，这样你在工作上才不会被复杂的数目字牵着走。
在我们服务过的客户群中，当中不乏很多对会计一知半解的 Account Clerk, 乃至在一些日常的操作中因为对原理的不明白，而犯下一些原本可避免的简单错误，而通常这些简单错误都导致一些无可挽回的严重后果。
所谓治标要治本，如何能够避免重复犯错，就是要把一些基本的会计概念先搞懂，这样才能确保避免犯下一些低级错误。
如果你不是会计出身的，但是日常的工作又与会计分不开或需要负责部分的会计入账，那么这一篇文一定会对你有所帮助，并且说不定会让你有所启发从而改善整个工作的营运流程，除了强化自己的软实力能让老板刮目相看之外，简化工作提升效率，减少时间走冤枉路才是一大重点啊！
先搞懂三件事
简单说来，会计就是管理公司金钱来往的一盘账目，这当中会牵涉很多的文件可能让你眼花缭乱，但是你只需要搞懂这三件事：
- 应收账款 AR/ Account Receivable：销售金额，这是向客户收钱
- 应付账款 AP/ Account Payable: 采购金额，这是付款给你的供应商
- 其他总账 GL/ General Ledger: 全部其他的款项，包括一切生意上所付出的花费
按照这样的概念，你就必须要懂谁是你的客户？ 谁是你的供应商？
比如说ABC 是你的客户，那自然的一切有关他们名字的文件就必须归纳在AR 的格子里；
如果EFG 是你的供应商，则必须把他们的文件放在AP中，以此类推。
至于当中包括了什么文件？请看下图：
按照这样的分类把文件归纳好，然后再来仔细看看这些是什么文件。
什么是 QUO/ PO/ SO/ DO/ Invoice?
基本上AP/AR 的文件就像镜子一样，过程与文件都是一样的，只不过名字上做了角色对调而已。
Quotation (QUO)
报价单，在双方接洽之后，身为销售的那方必须写出报价单以让买方知道物价是多少，这样在往后的洽商中有所依据，而非空口说白话。
Purchase Order (PO)
订单，买方在同意了对方的报价后，会以公司的抬头开出订单，这说明买方同意了价格/数量，并列出所洽谈的条款， 据有法律作用，以保障双方利益。
Sales Order/ Delivery Order (SO/ DO)
销售单或提货单，有时候买卖双方会洽谈一些条款，当中可能包括了赊账/ 分批出货，而这样情形下，通常都会在完成出货后才开出Invoice。在还未开invoice 的情形下，SO/ DO 则被派上用场。
Invoice (Inv)
发票，在完成交易后，卖方必须开发票给买方，一般上付款皆是以发票为依据，所以发票上的金额及条款必须小心核对，确保资讯都是对的，不然写错了，对方少付钱，吃亏的是自己。一般上Invoice 都是有赊账期限，可能是30天/60天/90天不等，就看当初双方是如何恰商的。
Cash Bill (现金收款)
现收款项，没有赊账期，客户付现金后马上就开这cash bill做纪录。
现在的会计软件系统一般都是自动入账的模式，在这些文件中，基本上只有Invoice & Cash Bill 的数字会被纳入账内；换言之，其他的文件并不会入账，在系统上而言，纵使这些文件有价格或金额的错失，并不会对账目造成太大的影响。
有哪些文件会入账
所谓的入账，就是那些数字会被纳入最后要呈现的损益报表 (Profit & Loss Statement, P&L) 。也就是说，这些文件的金额必须小心输入，如果有错失的话，则会影响到最后的亏损呈现。
Invoice/ Cash Bill
已在如上做解释，所以就不在此重复
Credit Note (CN)
折让单，就是被扣款方開立—-如客戶退貨，他沒開扣款單~那麼你要開立一張做帳及給客戶留底，你就要開Credit Note了
Debit Note (DN)
由扣款方開立—-比如我方收到供应商的货有瑕疵必须安排退货，我方则需要开立Debit Note纪录在案，这样系统中便会自动登记已被退货的数额，在尔后安排付款给供应商时便会有相关纪录可参考。这些文件都会被纳入账，所以要小心核对金额。
总结
好了，基本的会计概念就到这里，你搞懂了吗？ 会计是一门很大的科目，由浅到深可以有很多可以探讨的课题，当中又牵涉各个生意性质不同所需要注意的特别事项。
在这个 “不懂会计也能入账” 的系列里，我们会专注分享一些基本课题，主要就是让你先搞懂：
- 会计的基本理念
- 各个文件的设计及运用
- 实际操作入账
- 呈现简单易懂的损益报表
把这些基本的观念先建立起来，基础搭稳了，这样在后期面对比较复杂的账目时，也比较能有坚定的立场来厘清状况，减少错误及提升工作效率。
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现在就这个题目先分享到这里，往后会分享：
- 什么是 Chart Of Account, 如何挑选适合我生意的 Chart 来使用 *推荐基本款的 chart 供参考*
- 什么是 P&L 报表，Chart of Account 与P&L 的关系
- Debtor & Creditor 的分别，为何把他们的资料存档很重要 *可以利用这些存档的数据做销售分析提升业务额*
- 进阶教学：利用系统实际操作入账
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